অফিসে যে শিষ্টাচারগুলো মেনে চলা উচিত

‘এটিকেট’ টার্ম টি অনেকের কাছেই নতুন, কিন্তু এটি মোটেও অজানা কোনো টার্ম নয়। এটিকেট এর বাংলা অর্থ হচ্ছে শিষ্টাচার। সঠিক শিষ্টাচার আমাদের জীবনের সকল ক্ষেত্রেই জরুরি। আর পেশাগত জীবনে এটি অত্যাবশ্যকীয়। আজকের আলোচনাটি অফিস এটিকেট বা শিষ্টাচার নিয়ে। অর্থাৎ অফিস বা পেশাগত জীবনে আমাদের যে শিষ্টাচারগুলো মেনে চলা উচিত যা আমাদের আরো বেশি ব্যক্তিত্বসম্পন্ন করে তুলবে তা নিয়েই।

শিষ্টাচার কী?

বাংলা একাডেমির ইংরেজি-বাংলা ডিকশনারী অনুযায়ী এটিকেট বা শিষ্টাচারের অর্থ করা হয়েছে বিশেষ পেশায় বা সমাজের বিশেষ স্তরে প্রচলিত আদব কায়দা, নম্র আচরণ। নম্র, ভদ্র, সুন্দর মার্জিত ও সার্বজনীন আচরণই হলো শিষ্টাচার। একজন ভদ্র, শিক্ষিত ব্যক্তির আচার আচরণ, কথা বার্তা, চাল চলন, পোশাক পরিচ্ছদ ও কাজকর্মে যে নম্রতা ও মার্জিত রুচির পরিচয় প্রকাশ পায় তার সমষ্টিগত অবস্থাকে এককথায় শিষ্টাচার বলা হয়। শিষ্টাচার মানুষের ব্যক্তিত্বের বিকাশ ঘটায়। ব্যক্তিগত জীবনের পাশাপাশি পেশাগত জীবনেও কিছু গুরুত্বপূর্ণ শিষ্টাচার রয়েছে। এই শিষ্টাচার গুলো মেনে চললে আপনার কর্মক্ষেত্রে সাফল্য অর্জন অনেক সহজ হয়ে উঠবে। আপনি যখন অন্যের সাথে একটি কর্মক্ষেত্র ভাগ করে নিচ্ছেন, তখন শিষ্টাচারের সমস্ত নিয়ম কানুন অনুসরণ করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

অফিসে ঢুকেই শুভেচ্ছা বা সালাম বিনিময়

অফিসে প্রবেশ করেই আপনি যদি আপনার কলিগদের উদ্দ্যেশ্যে নিজ ধর্ম অনুযায়ী ‘সালাম-নমষ্কার’ দিয়ে দিন শুরু করেন অথবা ‘শুভ সকাল’, ‘শুভ বিকেল’ ইত্যাদি শুভেচ্ছা বিনিময় করেন, সুন্দর একটি হাসি দিয়ে তবে সবার সাথে আপনার সম্পর্কটা থাকবে সুন্দর। সহকর্মীদের হালকা খোঁজ খবর নিন, এতে সবার সাথে আপনার সুসম্পর্ক তৈরি হবে। আপনাকে সবাই একজন জেন্টল পার্সন হিসেবেই চিনবে। সবার সাথে কথা শুরুর আগে হালকা সৌজন্যতা আপনার কলিগদের আরো বেশি কম্ফোর্ট করবে কনভারসেশন স্টার্ট করতে।

অফিসের সহকর্মীদের সাথে কনভারসেশন শুরু করুন

একে অন্যের সাথে হালকা কথাবার্তা বা কনভারসেশন শুধু কলিগদের সাথে সম্পর্ককে সুন্দরই করে না বরং একজনকে অন্যজনের প্রতি সহজ করে তোলে। এর ফলে অফিসের যেকোনো কাজ একসাথে করতে সহজ হয়। আপনি ভদ্রভাবে তাদের খোঁজ খবর নিন অথবা দেশ ও দেশের বাইরের যেকোনো সমসাময়িক বিষয় নিয়ে তাদের সাথে হালকা আলাপ আলোচনার মাধ্যমে কনভারসেশন শুরু করতে পারেন। এতে অপর পাশের ব্যক্তিও আর আপনার কাছে অপরিচিত থাকবে না। সহকর্মীরাও আপনার সাথে কাজ করতে কম্ফোর্ট ফিল করবে।

অন্যের প্রতি সম্মান ও সহানুভূতি প্রকাশ করুন

অফিসে কাজকর্ম বা কথাবার্তা ও আচার আচরণে অন্যের প্রতি সম্মানপ্রদর্শন ও সহানুভূতিশীল হোন। অন্যকে যতটুক সম্ভব সাহায্য সহযোগিতা করা, টিম ওয়ার্কগুলোতে মনোযোগী ও অন্য টিম মেম্বারদের প্রতি যত্নবান হোন। আপনার কনভারসেশনে ‘প্লিজ’, ধন্যবাদ বা থ্যাংকিউ, স্যরি বা দুঃখিত, এক্সকিউজ মি ইত্যাদি শব্দ ব্যবহার করুন যখন যেমন প্রয়োজন।

মোবাইল সাইলেন্ট রাখুন

অফিসে আপনার মোবাইলের নোটিফিকেশন, টেক্সট রিং, কল রিং ইত্যাদি অপর সহকর্মীদের বিরক্ত করতে পারে। মোবাইলের সাউন্ড অন্যের কাজের মনোযোগ নস্ট করতে পারে। তাই অফিসে বা যেকোনো কর্মক্ষেত্রে, কাজের সময় ও মিটিংএ সবসময় আপনার মোবাইল সাইলেন্ট বা ভাইব্রেটিং মুডে রাখুন।

সবসময় পরিষ্কার পরিচ্ছন্ন থাকুন

পরিষ্কার পরিচ্ছন্নতা ঈমানের অঙ্গ। প্রতিদিন গোসল করা, পরিষ্কার জামা-জুতা পরিধান সহ পরিষ্কার পরিচ্ছন্নতা প্রতিটি মানুষের জন্য অবশ্য করনীয়। অপরিষ্কার ব্যক্তি কারো প্রিয় হতে পারে না, তাদের কেউ সুনজরে দেখে না। আর অপরিষ্কার থাকলে নিজেরও বিভিন্ন শারীরিক সমস্যা দেখা দেয়। খেয়াল রাখুন আপনার পরিধেয় জামা কাপড়, মোজা, জুতা সেই সাথে মুখ ও শরীর থেকে যেনো কোনো প্রকার বিকট গন্ধ না আসে। তাছাড়া অফিসে আপনার নিজের ডেক্সটিও সবসময় গুছিয়ে রাখুন। অফিসে আপনার ব্যবহৃত যেকোনো জিনিস পরিষ্কার পরিচ্ছন্ন রাখুন।

জামা কাপড় পরিধানে সচেতন থাকুন

অফিস বা কর্মক্ষেত্রে অবশ্যই মার্জিত, মানানসই, সিম্পল ও কম্ফোর্টেবল জামা পরিধান করা উচিত। কর্মক্ষেত্রে অতিরিক্ত ডিজাইন যুক্ত কাপড় পরিধান, অতিরিক্ত গহনা ও কড়া পারফিউম ব্যবহার করা উচিত নয়। আপনাকে যেনো দৃষ্টিকটু না দেখায় এমন কাপড় ও ফ্যাশন মেইনটেইন করতে হবে। জামা কাপড় হবে শালীন ও মানানসই। অফিসে চাকচিক্যময় সামগ্রী ব্যবহারে সচেতন হোন।

সময়মতো কর্মক্ষেত্রে উপস্থিত থাকুন

যেকোনো কর্মক্ষেত্রে সবসময় একদম সঠিক টাইমে উপস্থিত হোন। সময়ানুবর্তিতা মানুষের জীবনের আরো একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক যা মানুষকে করে তোলে উন্নত ব্যক্তিত্বের অধিকারী। কর্মক্ষেত্রে কখনই লেইট করে ঢোকা উচিত নয়, এতে করে যেমন আপনি সময়ের মধ্যে কাজ সম্পন্ন করতে হিমশিম খাবেন তেমনি অন্যান্য কলিগ এর বিরক্তির কারণও হয়ে উঠবেন। আপনার সার্ভিস নিয়ে সহকর্মী, ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তা অসন্তোষ প্রকাশ করবে, যা আপনার কর্মক্ষেত্রে প্রভাব ফেলবে। তাই বলা হয় সময়ানুবর্তিতা মানুষকে উন্নত বেশিষ্ট্যের অধিকারী করে তুলে। সুতরাং সবসময় চেস্টা করবেন যেনো সঠিক সময়ে উপস্থিত হতে পারেন অফিসে অথবা যেকোনো কর্মক্ষেত্রে।

অসুস্থ থাকলে বাসায় বিশ্রাম নিন

হাঁচি, কাশি, চোখের সমস্যা বা যেকোনো ধরনের ছোঁয়াচে রোগ হলে অফিসে না আসাই বেশি যুক্তিযুক্ত। কেননা এতে অফিসের পরিবেশ বিপর্যস্ত হতে পারে। ছোঁয়াচে রোগ দ্বারা সুস্থ মানুষও অসুস্থ হয়ে পড়ুক এমনটি কারোরই কাম্য নয়। তাই অসুস্থ থাকা স্বত্তেও কাজটি গুরুত্বপূর্ণ হলে বাসায় বসে সেই কাজগুলো করুন অনথ্যায় অসুস্থতার দিনগুলোতে ভালোভাবে বিশ্রাম নিন।

খাবার ব্রেক টাইমে বা কর্মক্ষেত্রের বাইরে গিয়ে গ্রহন করুন

অনেকেরই অভ্যাস থাকে কাজ করতে করতে নিজের ডেস্কে বসেই খাবার খাওয়ার। তারা আশেপাশের কিছু খেয়ালই করেন না এবং একমনে নিজের খাবার গ্রহণ করতে থাকেন। কিন্তু খাবার খাওয়ার শব্দ ও খাবারের ঘ্রাণে অন্য সহকর্মীদের মনোযোগে সমস্যা হয়ে থাকে। এছাড়াও ব্রেক টাইম ছাড়া এভাবে সকলের মধ্যে খাবার গ্রহন খুবই দৃষ্টিকটু। আপনার খাদ্য গ্রহনের দিকে অন্য একজন ক্ষুধার্ত ব্যক্তির বারংবার নজর যাবে এটাই স্বাভাবিক। সুতরাং হয় ব্রেক টাইমে বা ব্রেক রুমে গিয়ে খাবার গ্রহণ করুন অথবা কর্মক্ষেত্রের বাইরে গিয়ে খাবার গ্রহণ করুন।

কাজের সময় অন্যদের বিরক্ত না করুন

অনেকেরই অভ্যাস হচ্ছে কাজ করতে করতে কথা বলা, এতে তারা হয়তো কথা বলার পাশাপাশি কাজটিও খুব ভালোভাবে করতে পারেন কিন্তু অপররাও কি তাই পারেন? আপনার কথার শব্দে এবং অন্য সহকর্মীদের সাথে কথা বলার জন্য তাদের নিজেদের ও অন্যান্য সকলেরই কিন্তু মনোযোগ বিঘ্নিত হচ্ছে, তারা অনেকেই হয়তো সুষ্ঠুভাবে কাজ করতে পারছেন না। সুতরাং নিজের সুবিধা বা ভালোলাগা যেনো অন্যের সমস্যার কারণ না হয়। সবাই চায় শান্ত পরিবেশে কাজ করতে আর কখনই সেটি নষ্ট করা উচিত নয়।

সুন্দর আচার আচরণ মেনটেইন করুন

সকলের সাথে ভালো, ভদ্র ব্যবহার ও সুন্দর আচার আচরণ করুন। আপনার কোনো প্রকার বডি ল্যাংগুয়েজ যেনো কাওকে অস্বস্তিতে ফেলে না দেয় বা বিরক্তির কারণ না হয় সেদিকে খেয়াল রাখুন। সকলের সাথে মার্জিত আচরণ করুন। মনে রাখবেন ব্যবহারই কিন্তু আপনার পরিচায়ক।

কলিগদের সাথে সুসম্পর্ক বজায় রাখুন

আশা করছি এই গুরুত্বপূর্ণ অফিস এটিকেট গুলো আপনার সঠিক ব্যক্তিত্বসম্পন্ন করে তুলতে সাহায্য করবে। তাই কর্মক্ষেত্রে বা যেকোনো জায়গায়ই এটিকেট বজায় রেখে চলুন। এতে করে আপনার কাজ করার পরিবেশ সুন্দর থাকবে, আপনাকে সবাই প্রশংসা করবে এবং আপনাকে এগিয়ে নিতে সাহায্য করবে।

জেএইচ